La conférence téléphonique

La conférence téléphonique, de plus en plus utilisée par les entreprises, n'est désormais plus un privilège réservé aux membres de la Direction. En effet, la visioconférence (avec webcam) est plus coûteuse et plus difficile à mettre en place. Déjà très utilisée pour cause de mondialisation, les réunions à distance ont été développées à cause de la réduction drastique des budgets de déplacement. Ce sont les entreprises de solutions de communication qui se frottent les mains

: en effet, rien qu'au premier semestre 2009, les services d'audioconférence ont enregistré une croissance de 30 %. C'est le cas chez Orange Business Service, le leader du secteur. Le développement des conférences téléphoniques tient aussi beaucoup aux congés et RTT.

La conférence téléphonique a l'avantage d'éviter de fixer une date de réunion qui convienne à tout le monde. Elle peut se tenir n'importe où et n'importe quand. Néanmoins, elle présente aussi des inconvénients. En effet, l'impossibilité de voir ses interlocuteurs modifie beaucoup de choses par rapport à une réunion dite normale. Les informations qui passent habituellement par le langage du corps ne seront pas présentes, d'où un risque de perte de repères. Par exemple, il sera impossible de voir les signes d'ennui de l'assistance, tels que les bâillements, la distraction... Il ne sera pas possible non plus de demander à prendre la parole par un geste de la main. Il faudra donc s'imposer.

Pour les participants, la première chose à faire est de bien examiner l'ordre du jour et de pointer les moments où ils devront parler. Regarder la liste des participants permettra aussi de savoir quel est leur rôle et ce qu'ils veulent obtenir, ce qu'ils attendent de cette réunion. Sur les sujets brûlants, il est essentiel de bien maîtriser son dossier afin d'éviter les longs silences ou les balbutiements, du plus mauvais effet. Lorsque l'heure de la conférence approche, s'installer dans un endroit calme, où que l'on se trouve (hôtel, bureau...) est important, car l'endroit va déterminer le degré de concentration. Il faut sortir de la pièce tout ce qui pourrait perturber le participant, comme le bébé ou le chien par exemple. Il faut également couper toutes les sources sonores indésirables et allumer son ordinateur, afin d'avoir accès à tous les documents nécessaires. Ces conseils sont également valables pour la visionconférence. Pour cette dernière, il est aussi conseillé de laisser traîner des objets personnels dans le champ de la caméra, d'éviter les contre-jours et de s'assurer que la tête et les épaules se trouvent bien dans le cadre.

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