Des logiciels français efficaces

Être secrétaire, ce n’est plus comme c’était il y a simplement une quinzaine d’années. Les logiciels sont maintenant plus pointus que jamais, et permettent de produire des documents qui frisent la perfection.

Les logiciels de gestion, de traitement de textes, les chiffriers et les logiciels de conception de documents papiers de toutes sortes sont maintenant plus nombreux que jamais. S’il y a une quinzaine d’années la secrétaire ne disposait que du logiciel Wordperfect DOS pour accomplir lettres, certificats et rapports financiers, aujourd’hui, elle peut utiliser tout un arsenal technologique pour effectuer les documents demandés. Des logiciels traducteurs d’anglais vers français, ou l’inverse, sont disponibles pour l’aider à entretenir la correspondance avec l’étranger. Des logiciels correcteurs de français, comme Antidote de la compagnie Druide, l’aident à produire des documents sans fautes d’orthographe. Des logiciels de gravure en français l’aide à faire ses copies de sécurité très facilement. Les suites bureautiques traditionnelles, comme par exemple Microsoft Office, se sont dotées de logiciels capables de délivrer des documents qui prenaient jadis un temps incroyable à accomplir. Dans Microsoft Office on retrouve, par exemple, un logiciel appelé Publisher, qui est capable de produire des certificats ou autres diplômes officiels en un rien de temps, à partir de modèles déjà existants auxquels il ne reste qu’à ajouter le nom de l’entreprise, le logo, et le nom du récipiendaire. Il y a aussi Microsoft Excel qui permet de faire des graphiques en colonne, ou en pointe de tarte, simplement à partir de colonnes de chiffres existantes.

La contrepartie de cette disponibilité de logiciels est la formation que doit suivre le personnel de bureau pour arriver à exploiter au maximum les possibilités des logiciels de l’entreprise. Les mises-à-jour de logiciels sont constantes, et un budget doit être alloué à la formation, car les versions nouvelles apportent souvent des différences notables. Pour ne pas déstabiliser le personnel, il faut qu'il soit formé. Il existe beaucoup de logiciels gratuits à télécharger qui peuvent aider la secrétaire dans l’exercice de ses fonctions. Par exemple, la suite bureautique Open Office, qui ressemble beaucoup à celle de Microsoft, est offerte gratuitement sur le Web, lorsque l’on respecte les modalités d’utilisation (logiciel Open Source). Des logiciels gratuits en français, pour la correction de textes peuvent être obtenus d’un simple clic de souris. Les ressources sont disponibles sur Internet pour rendre le travail de la secrétaire plus agréable. Il ne vaut pas la peine de s’en passer !

Le travail de secrétariat a bien changé au fil des ans. Notamment à cause des nombreux outils et logiciels qu’il faut maintenant maîtriser pour arriver à faire un bon travail. Mais il faut avouer que c'est maintenant beaucoup plus agréable de rédiger une lettre ou un certificat !

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